Parempaa bittiä jakso 5: Visiona paremmat digitaaliset palvelut
Tähän blogiin on kerätty tärkeimmät oivallukset podcastin viidennestä jaksosta. Jos haluat kuunnella koko jakson, löydät tallenteen blogin lopusta.
Parempaa bittiä -podcastin viidennen jakson vieraana on komentajakapteeni, evp Jari Holopainen, joka vietti yli 15 vuotta merivoimissa eri tehtävissä. Puolustusvoimissa merenkulkijan tie vei kehittämään asiointipalveluita tuoteomistajan roolissa.
Haallaksen Head of Design Matti Linna keskustelee Jarin kanssa parhaista käytännöistä it-projektien onnistumiseksi erityisesti julkissektorilla. Miksi on tärkeää, että kehitettävällä tuotteella tai palvelulla on visio, jonka kaikki ymmärtävät? Miksi tuoteomistajan rooli on kriittisen tärkeä it-projektissa? Miten ketterällä kehittämisellä ja palvelumuotoilun menetelmillä voidaan tuottaa asiakkaalle arvoa nopeasti? Entä mikä on Jarin suhde avoimeen lähdekoodiin ja miten asevelvollisten asiointipalveluja tulisi hänen mukaansa viedä eteenpäin?
Visio ja siitä kiinni pitämisen tärkeys
Jarin ominta aluetta ovat johtamisjärjestelmät, digitalisaatio ja käytettävyys. Hänen asiantuntemuksestaan on ollut hyötyä muun muassa puolustusvoimien asevelvollisten asiointipalveluiden kehittämisessä digitaaliseen muotoon. Tämänkaltaisessa julkishallinnon kehitystyöprojektissa Jari nostaa vision viipymättä kaiken tekemisen keskiöön.
– Ilman visiota meillä ei oikeastaan ole olemassa suuntaa, Jari summaa.
– Kun suunnittelemme hyvän vision, kiteytämme sen yhteen lauseeseen. Tämä on sitten tuoteomistajalle se, mitä hän viljelee joka paikassa.
Visio sitouttaa ja saa projektin osapuolet puhaltamaan yhteen hiileen, mutta julkishallinnon projekteissa tulee muistaa myös sisäinen myynti ja rahoittajat, joiden tulee olla yhtä lailla kartalla siitä, mitä ollaan tekemässä.
– Vision pitää pystyä kertomaan suunta ja näyttämään hankkeen päämäärä. Maksimissaan yksi lause. Se on hyvä visio, Jari sanoo.
Yhteen lauseeseen tiivistäminen voi tuntua vaikealta, kun puhutaan monimutkaisista ympäristöistä ja haastavista projekteista. Jarin mukaan vision kiteyttämiseen kannattaakin käyttää aikaa. Tiivis visio määrää suunnan ja auttaa projektin liikkeelle. Sen jälkeen visio laajenee kantoraketista konkreettiselle tasolle ja prosesseihin.
Tie muutokseen kulkee prosessien ja vastarinnan kautta
Prosesseissa täytyy ensin tunnistaa, mitä tehdään tänään, tässä ja nyt. Vasta sen jälkeen lähdetään miettimään, mitä voisi tehdä toisin, Jari toteaa.
– Siinä kysytään rohkeutta. On uskallettava purkaa prosessi palasiksi, miettiä, mitä oikeasti tarvitaan, katsoa, miten asia voidaan tehdä toisin ja miten siitä saadaan hyötyä.
Jari on huomannut työssään, että muutoksen rakentaminen esimerkiksi työnkuvassa herättää ihmisissä pelkoa. Muutos on aina vaikeaa ja vanhasta tottumuksesta hankala päästä eroon.
– Henkilö voi pelätä työpaikkansa puolesta, jos muutos yksinkertaistaa hänen työtään ja karsii hänen tehtäviään, Jari sanoo.
Hänen mukaansa tällaisissa tilanteissa avoimuus on avainasemassa ja työkalut löytyvät palvelumuotoilun keinoista. Kun ihmisille voidaan prototyyppien avulla havainnollistaa visio siitä, mihin muutoksella tähdätään, tulee aihe huomattavasti ymmärrettävämmäksi.
Jari korostaa avoimuuden lisäksi myös psykologisen pelisilmän merkitystä. Muutosvastarinta on ihmisille sisäänrakennettu ominaisuus, mutta purettavissa oikeanlaisella lähestymistavalla.
– Kun mennään haastattelemaan tai tarkkailemaan työntekijää, niin paikalle ei missään nimessä tule mennä aliarvioivalla asenteella, Jari varoittaa.
– Sen sijaan että julistat, miten hänen työpanoksensa voitaisiin toteuttaa paremmin, on tärkeää osata myydä ajatus siitä, miten työn tekemistä voisi helpottaa.
Tuoteomistaja on kuningas
Tuoteomistajan rooli on kaikessa yksinkertaisuudessaan yksi ketterän kehityksen kulmakivistä. Hän on se henkilö, joka vastaa niin kokonaisvisiosta kuin siitä, että hankkeessa ollaan tekemässä oikeita asioita oikeassa järjestyksessä ja oikeaan suuntaan kehittäen. Tuoteomistajan työ on kokoaikainen, ja siinä vaaditaan horjumatonta uskoa ja sataprosenttista panosta omaan tekemiseen. Henkilöllä tulee olla valtuudet viedä tuotetta eteenpäin ja pystyä samaan aikaan myös murtamaan muutosvastarintaa.
– Jos siitä työstä pitäisi sanoa yksi ikävä puoli, niin se on se, että työasiat pyörivät päässä vuorokauden ympäri, Jari toteaa.
– Mutta toisaalta, se on myös sen työn paras puoli: saan parhaat ideani istuessani yksin saunan lauteilla. Joskus on tehnyt mieli soittaa kollegalle keskellä yötä, että nyt se ajatus syntyi! Silloin täytyy vain ymmärtää, että kaikki eivät työskentele samalla tavoin ja jotkut saattavat jopa olla vapaallakin, hän naurahtaa.
Avoimuus ja tietoturva kulkevat käsi kädessä
Jari liputtaa kehitystyössä avoimen lähdekoodin puolesta, sillä se tekee selväksi sen, mitä hankkeessa kilpailutetaan: toimittaja, joka rakentaa uutta jo olemassa olevan järjestelmän pohjalle. Tällä saadaan aikaan tuntuvia kustannussäästöjä, minkä lisäksi toiminta on läpinäkyvää kaikille osapuolille.
– Lisäksi, kun lähdemme liikkeelle avoimen lähdekoodin järjestelmällä, pääsemme myös nopeasti julkaisemaan. Jos lähtisimme nollasta rakentamaan jotain tiettyä järjestelmää, niin se ottaa aikaa yllättävän pitkään.
Asevelvollisten asioinnin kehittämisessä tietoturva on yksi tärkeimmistä huomioon otettavista asioista ja seikka, jonka Jari ottaa yleensä ensimmäisenä esille palveluntarjoajien kanssa.
– Puhutaan yleisestä tietosuoja-asetuksesta ja asevelvollisten henkilökohtaisista asioista, jotka ymmärrettävästi ovat hyvinkin sensitiivisiä. Ne ovat sellaisia isoja reunatekijöitä, joita ei saa unohtaa, Jari toteaa.
Jarin mukaan hyvä tuoteomistaja on julkaisee usein ja pyrkii saamaan tuotteensa käyttöön mahdollisimman nopeasti hankinnan jälkeen. Ensimmäinen julkaisu, ensimmäinen palvelun prototyyppi on hänen mukaansa ketterän kehityksen tärkein seikka.
– Silloin rupeamme tuottamaan arvoa omalle organisaatiollemme ja asiakkaallemme. Se on kaiken a ja o, Jari summaa ja jatkaa: – Tietenkään siinä ei saa hosua. Ensin pitää aina testata, että hommat toimivat ja että ne ovat tietoturvallisia.
Jari muistuttaa, ettei palveluiden arvoa tule mitata pelkästään rahassa. Hyvänä tapausesimerkkinä hän mainitsee verottajan palvelut, joissa arvo ei löydy veroeuroista vaan siitä, ettei palvelun asiakkaan tarvitse tuhlata aikaansa monimutkaisen veroehdotuksen täyttämiseen.
– Asiakkaan arvo syntyy siitä, että hän säästää aikaa ja maksaa oikean määrän veroja. Verottajalle arvo taas syntyy siitä, että digitaalinen palvelu tekee kaiken laskentatyön heidän puolestaan.
Toimittajien kilpailutuksesta
Tyypillisessä ostoprosessissa tilanne on usein se, että tiettyä palvelua lähdetään hankkimaan toimittajalta projektina. Tällöin asiakas on saattanut miettiä hyvinkin pitkälle sen, mitä ollaan tekemässä ja mitä tullaan tekemään.
– Julkishallinnon ostomenetelmät ovat mielestäni kehittyneet, Jari kertoo ja painottaa vision merkitystä myös tässä yhteydessä. – Visiota voidaan tietenkin viilata toimittajalta tulevien ammattilaisten kanssa, mutta ostajan täytyy itse tietää, mitä on hankkimassa.
Tuoteomistajan olisi Jarin mukaan hyvä olla mukana jo tässä vaiheessa. Kilpailutusvaiheessa pöydällä on muutakin kuin euroja, ja asiansa osaava tuoteomistaja osaakin kiinnittää huomiota myös kilpailutettavien toimittajien osaamiseen. Tärkeää on löytää tasapaino sekä kokemuksen ja näkemyksen, että tavoitteiden ja niiden toteuttamiseen tarvittavien keinojen välille.
– Siinäkin on pointtinsa, ettei mennä haihattelujuttuihinkaan. Joskus ikävä kyllä näkee, että visio lähtee lentämään liian korkealle.
Katse eteenpäin!
Pitkästä työurasta ja rautaisesta ammattiosaamisestaan huolimatta Jari kokee, ettei oppiminen pääty koskaan. Hän ei suostu lepäämään laakereillaan menneitä muistellen.
– Joka päivä voi oppia uutta. Siitä se ilo elämäänkin tulee, hän kiteyttää. – Pieni juttu, joka tapahtuu tänään voi olla iso juttu huomenna.
Nappaa tästä podcastin tärpit
0:52 Vision ratkaiseva rooli
3:38 Prosessit ja miten niitä lähdetään kehittämään
6:06 Muutoksen pelosta ja sen kohtaamisesta
9:21 Tuoteomistajan merkitys ja ominaisuudet
12:24 Asevelvollisen digitaaliset palvelut
14:02 Puheenvuoro avoimen lähdekoodin puolesta
17:26 Julkaisu ja miksi se on niin tärkeää
19:31 Esimerkki asevelvollisten digitaalisten palveluiden kehittämisestä Osa 1
24:22 Esimerkki asevelvollisten digitaalisten palveluiden kehittämisestä Osa 2
29:46 Ostomenetelmät ja toimittajien kilpailuttaminen
33:22 Kehittämisen eroavaisuudet julkishallinnossa ja yksityissektorilla
37:17 Parhaat toimintatavat, joilla pystytään tuottamaan arvoa sekä organisaatiolle että asiakkaille
43:16 Oppimiskokemuksia
Komentajakapteeni, evp Jari Holopainen vietti yli 15 vuotta merivoimissa eri tehtävissä. Puolustusvoimissa merenkulkijan tie vei kehittämään asiointipalveluita tuoteomistajan roolissa. Jarin intohimona ovat digitaalisten palveluiden käytettävyys ja ketterät kehitysmenetelmät. Jari on ollut myös kehittämässä Taksi Helsingin verkkokoulutuksia ja toiminut koulutusmentorina.
Podcastin juontaa Haallaksen Head of Design Matti Linna. Matilla on yli kymmenen vuoden kokemus UX-suunnittelusta ja palvelumuotoilusta eri toimialoilla julkisella ja yksityisellä sektorilla. Matin suunnitteluajattelussa keskeisintä on syvällisen käyttäjä- ja asiakasymmärryksen kautta saadut näkemykset ja oivallukset, joiden avulla voidaan luoda hyödyllisiä, toimivia ja helppokäyttöisiä digitaalisia palveluita. Vapaa-ajalla Matin voi tavata Crossfit-salilta tai maastopyöräpolulta.
